Otimização dos processos empresariais: Case History Glacom

Falamos extensamente sobre a importância de atingir o nível certo de eficiência e produtividade, e do esforço que exige a melhoria dos processos empresariais. As pequenas e médias empresas enfrentam frequentemente problemas operacionais que podem dificultar o seu crescimento e a sua rentabilidade. É precisamente nestas situações que a otimização dos processos empresariais oferece uma ajuda importante às empresas que procuram simplificar as suas operações e maximizar o seu potencial.
Neste artigo, exploramos três exemplos de otimização relativos a uma empresa manufatureira, uma empresa agrícola e uma empresa especializada na área mecânica. Cada um destes casos tem como protagonistas empresas que enfrentaram vários desafios e que conseguiram melhorar os seus processos adotando as soluções propostas. 


O estudo de caso da empresa manufatureira

Especializada na fabricação de metais por medida, esta empresa faz parte de um nicho no mundo da produção. Com um número total de 15 funcionários, conseguiu criar uma reputação pelo fornecimento de produtos metálicos de alta qualidade e adaptados às necessidades da sua clientela.

• Problemas detetados


O primeiro problema encontrado dizia respeito à gestão desorganizada do inventário. A empresa, de facto, tinha dificuldade em acompanhar as matérias-primas e os produtos acabados de forma precisa, o que levava a faltas frequentes e a um excesso de stock.
O segundo problema era, por outro lado, inerente ao planeamento da produção. Na verdade, sendo feito manualmente, causava diversas ineficiências. O resultado era uma subutilização dos recursos e o incumprimento de prazos.
Um terceiro e último problema, comum em empresas de pequena ou média dimensão, era o fluxo de informações entre os diferentes departamentos. Sendo lento e frequentemente sujeito a mal-entendidos, causava atrasos e erros na gestão das encomendas.

• Soluções propostas

Para resolver estas problemáticas, foi solicitada a intervenção dos nossos consultores para a otimização dos processos empresariais. As soluções propostas compreendem quatro etapas.

Através do mapeamento dos processos empresariais, foi possível delinear uma 'visão de 360 graus' do estado atual da empresa.
Com base no mapeamento dos processos produtivos, foi implementado um sistema de software de gestão de inventário, de modo a tornar possível o rastreio dos materiais em tempo real, permitindo um melhor controlo da mercadoria presente no armazém.
Para resolver os problemas relativos à produção, foi introduzido um software de planeamento da produção como apoio na gestão das encomendas e da sua programação, tendo em conta a prioridade e a disponibilidade dos materiais.
Foi depois revisto o processo relativo à comunicação de informações. Ao adquirir consciência sobre o fluxo comunicativo, foi possível implementar best practices para permitir informar tempestivamente sobre qualquer modificação ou atualização.

• Análise três meses após a intervenção

Três meses após a intervenção, surgiram melhorias significativas.
 A empresa reduziu o desperdício de material em 20% e eliminou os stocks excessivos. Isto permitiu poupar nos custos e melhorar a satisfação dos clientes.
As taxas de entrega pontual aumentaram 15% e a utilização das máquinas melhorou 30%, com o consequente aumento da produtividade.
Além disso, as novas regras para a comunicação de informações reduziram os erros e os mal-entendidos em 40%, favorecendo, ao mesmo tempo, um ambiente de trabalho mais colaborativo.

O estudo de caso da empresa agrícola

O segundo caso leva-nos ao mundo da produção vinícola. A empresa é composta por 8 pessoas na produção e 5 no escritório.


• Problemas encontrados

Primeiramente, foi realizada uma análise de 'tempos e métodos' das operações manuais. Isto permitiu detetar as ineficiências e encontrar as soluções adequadas para cada uma. Uma destas problemáticas dizia respeito à baixa saturação do pessoal na área produtiva.
Durante a consultoria, notou-se também que se vendia a uva devido a uma falta de espaço e de capacidade produtiva. Os dados revelaram que, nos três anos anteriores, se tivesse optado pela transformação em vinho em vez da venda da uva, a empresa teria ganho até 90% da faturação possível. Foi, portanto, realizada uma análise adicional para aumentar o espaço e a capacidade produtiva e maximizar o lucro através do aumento da capacidade de produção.


• Soluções propostas

Para enfrentar estes desafios, os consultores para a otimização dos processos empresariais sugeriram diversas soluções.
Primeiramente, foi introduzida uma mudança de método para libertar uma pessoa da área produtiva, destinando-a a atividades de maior valor acrescentado e aumentando, consequentemente, a eficiência na produção em 20%.
Foram criados vários cenários com possíveis investimentos necessários para resolver o problema do espaço reduzido e da baixa capacidade produtiva, e foi escolhida, juntamente com a direção, a opção mais adequada às necessidades da empresa.

• Análise três meses após a intervenção

Alcançou-se uma melhor produtividade e reduziram-se os tempos de ciclo, melhorando significativamente a operatividade e os prazos. A recuperação de eficiência obtida na produção, diminuindo o número de pessoas necessárias, foi equilibrada pelo incremento da atividade produtiva. Triplicando a faturação, será inclusive necessário pensar em novas contratações nos próximos 5 anos.

O estudo de caso da empresa especializada na área mecânica

• Problemas encontrados

No âmbito das problemáticas empresariais que foram abordadas, teve de ser gerida a manipulação de rotores e estatores para motores elétricos que eram muito pesados, o que resultava em movimentações manuais penosas do ponto de vista ergonómico. Neste contexto, o objetivo foi melhorar a ergonomia através de uma análise de tempos e métodos, um spaghetti chart, uma análise ergonómica e o projeto de um layout dos postos dos operadores, visando reduzir ao máximo todas as movimentações manuais de pesos e as deslocações que criavam ineficiência.
Era necessário enfrentar um problema adicional, relativo ao tempo de ciclo de uma máquina, que, sendo muito longo, levava a um estado de inatividade de um operador.

• Soluções propostas

Para enfrentar estes desafios, foram sugeridas diversas soluções.
Graças aos resultados da análise de tempos e métodos sobre os micromovimentos, foi possível compreender como atuar no tempo de ciclo e melhorar o trabalho dos operadores do ponto de vista ergonómico. Com este objetivo, foram introduzidos pallets que transportam matérias-primas, de modo a intervir precisamente na melhoria ergonómica.
O layout do posto de cerca de 25 metros quadrados foi completamente repensado. Isto permitiu passar de um tempo de ciclo de 35 minutos para um de 20 minutos sem fazer investimentos, ou seja, a custo zero.
Com uma análise dos tempos relativa às outras operações que ocorrem dentro da fábrica, foi criada uma combinação 'operador-máquina', permitindo assim recuperar 50% das horas de trabalho de cada operador, para as aplicar em outras atividades de maior valor acrescentado.

• Análise 3 meses após a intervenção

Três meses após a intervenção, registou-se uma grande participação dos trabalhadores e houve uma melhoria notável do ponto de vista da ergonomia. Foi evitado o perigo de absentismo devido a lesões por esforço repetitivo. Com uma análise de tempos e métodos sobre os micromovimentos, reduziu-se o tempo de ciclo em 10%, o que contribuiu ainda mais para reduzir o esforço muscular exigido aos operadores.

Conclusão

No mundo das empresas, a procura de eficiência e de rentabilidade nunca termina.
Estes estudos de caso oferecem uma ideia de como as intervenções em pequenas e médias empresas de diversos setores podem representar uma ajuda importante do ponto de vista da otimização dos processos empresariais.
Embora os desafios específicos possam variar, os princípios básicos da otimização dos processos empresariais permanecem universais para as PME que pretendem prosperar no atual panorama competitivo.
Em conclusão, o caminho para o sucesso empresarial implica frequentemente a vontade de se adaptar, inovar e otimizar continuamente os processos.
Investindo na otimização dos processos empresariais, podem obter-se retornos significativos, garantindo a vitalidade e o sucesso em vários setores.